Autant les voyages d’affaires sont indispensables à une entreprise, autant la crise actuelle oblige les sociétés à revoir leur budget déplacement. Que ce soit les billets d’avion, de train ou de location de voiture qui s’envolent, il existe pourtant des leviers pour réduire efficacement les coûts de vos voyages d’affaires.

Faites moins de déplacements

Il est possible de faire des économies lors de ses voyages d’affaires en réduisant de 15 % vos frais en vous déplaçant le moins possible. Ce levier agit sur deux niveaux :

. Les déplacements en eux-mêmes (location de voiture, etc.) ;
. Les déplacements externes.

Dans le premier, il s’agit de moins vous déplacer durant vos séjours, c’est-à-dire moins de rendez-vous nécessitant un taxi ou la location de voiture. Afin de pallier à cette problématique, réservez des restaurants à proximité de votre hôtel pour pouvoir vous y rendre à pied, ou encore, organisez des réunions virtuelles.

D’autre part, pour les billets d’avion coûtant cher, réévaluez vos besoins de voyager à l’extérieur et ne vous y rendez qu’en cas d’extrême nécessité. Dans le cas où vous deviez envoyer une personne (ou vous rendre vous-même) à l’étranger, limitez les voyages aux personnels essentiels.

Négociez/Renégociez

Il n’y a jamais de petites économies en ces temps difficiles. Désormais, même une entreprise doit se soumettre aux règles de la négociation/renégociation. Avant votre voyage d’affaires, comparez les tarifs de chaque compagnie aérienne ou hôtelleries et ne réservez que dans ceux qui ont un excellent rapport qualité-prix.

Si vous avez déjà des collaborations avec des hôtels ou des compagnies, renégociez vos tarifs pour avoir un rabais ou une meilleure prestation. Faites jouer la concurrence et voyez les offres que peuvent vous proposer les enseignes. Vous aurez une réponse rapidement et pourrez opter pour celles qui répondent à votre budget. Pour avoir les meilleurs tarifs, faites appel aux services d’un business travel !

Révisez les classes de service

Il n’est pas question de voyager dans les plus mauvaises conditions pour votre voyage d’affaires, mais de descendre à la baisse les prestations auxquelles vous êtes habitué. Si par exemple, vous êtes habitué à voyager en business class ou à séjourner dans les plus grands hôtels du monde, vous devez revoir les prestations que vous pourrez vous permettre. Si possible :

. passez d’une prestation 7 étoiles à du 3 ou 2 ;
. optez pour des compagnies aériennes low cost, mais d’excellentes réputations ;
. passez de vols première classe à des classes éco-prémium.

Ces petits changements au niveau de la prestation peuvent vous faire économiser une petite fortune sur le long-terme. Sautez également sur les opportunités de promotion pour réduire le coût de vos déplacements.